Conciliación bancaria con IA, sin comprar software nuevo

Si buscas “conciliación bancaria con IA”, casi todo lo que aparece te vende una plataforma. Otra herramienta más, otra integración con el banco, otro proyecto de implantación que el equipo de administración no tiene tiempo de hacer.

Mientras tanto, la conciliación sigue igual: el extracto en una pestaña, el mayor de la 572 en otra, y alguien marcando partidas a mano hasta que cuadra. O hasta que se da por buena una diferencia pequeña que nadie tiene tiempo de perseguir.

Hay otro camino. La IA que tu equipo ya tiene a mano (ChatGPT, Copilot o Claude) puede hacer buena parte del emparejamiento si le das los datos bien preparados, un método claro y unos controles que no se saltan. No es automatización total. Es dejar de hacer a mano la parte mecánica y dedicar tu tiempo a las partidas que de verdad lo necesitan.

Qué puede hacer la IA en una conciliación y qué sigue siendo tuyo

Conviene tenerlo claro antes de abrir el primer archivo. La IA es buena comparando listas, detectando patrones en conceptos bancarios y proponiendo emparejamientos. No es buena, por sí sola, sumando columnas largas sin error ni decidiendo qué hacer con una diferencia.

La última fila es la importante. El cuadre lo demuestra una hoja de cálculo, no una frase del chat.

Antes de empezar: prepara bien lo que vas a exportar

La mitad de los errores de una conciliación asistida vienen de los datos de entrada. Dedica cinco minutos a esto y te ahorras el resto.

Qué necesitas

• El extracto bancario del periodo, exportado en Excel o CSV desde la banca online. Evita el PDF si puedes: la IA lo lee, pero con más riesgo de saltarse o partir filas.
• El mayor de la cuenta del banco (normalmente una subcuenta de la 572) del mismo periodo, exportado del programa de contabilidad.
• Los saldos inicial y final de ambos, anotados aparte. Son tu primera comprobación.
• Si concilias también cobros, el listado de facturas pendientes de clientes (430) o de proveedores (400).

Qué quitar antes de subirlo

No necesitas nombres de personas físicas para emparejar movimientos. Si el extracto incluye nóminas, transferencias a autónomos o cuentas de particulares, sustituye esos nombres por un código (“proveedor_014”) o elimina la columna si no aporta.

Y usa una cuenta de empresa de la herramienta, no la gratuita personal de alguien del equipo. Lo explicamos con detalle en si es seguro usar ChatGPT con datos financieros de la empresa.

El método, paso a paso

Hacerlo todo en un único mensaje (“concilia esto”) es la forma más rápida de obtener un resultado que parece correcto y no lo es. Trabaja por pasos y comprueba cada uno antes de seguir.

1. Normalizar y contar

Primero, que la IA entienda los dos archivos y los ponga en el mismo formato. Y que te diga cuántas filas ha leído de cada uno.

Te adjunto dos archivos del mismo periodo: el extracto bancario de la cuenta
[banco] y el mayor contable de esa cuenta.

1. Unifica ambos en una tabla con estas columnas: origen (banco/contabilidad),
   fecha, concepto, referencia, importe (positivo cobros, negativo pagos).
2. Usa fechas en formato dd/mm/aaaa y coma decimal.
3. Dime cuántas filas has leído de cada archivo y la suma de importes de cada uno.
4. No elimines, fusiones ni corrijas ninguna fila. Si alguna no se puede leer,
   indícala aparte.

Compara el número de filas y las sumas con lo que ves en tus archivos originales. Si no coinciden, no sigas: algo se ha perdido.

Si la herramienta tiene función de análisis de datos (ejecutar código sobre el archivo), pídele que la use para las sumas. Los modelos de lenguaje redactan muy bien y suman regular; con código, la cuenta la hace el ordenador.

2. Emparejar lo evidente

Empareja movimientos del banco con apuntes contables cuando coincidan el importe
exacto y la fecha con una diferencia máxima de [3] días.
Devuélveme una tabla con: fecha banco, fecha contable, importe, concepto banco,
concepto contable y un identificador de pareja.
Cada movimiento solo puede usarse una vez. Si hay más de un candidato posible,
no elijas: márcalo como "ambiguo".

Esa última instrucción importa. Sin ella, la IA tiende a resolver las ambigüedades por su cuenta, y es justo ahí donde se cuelan los errores.

3. Proponer lo difícil

Aquí está el valor real: las remesas de recibos que llegan en un solo abono, los cobros parciales, las transferencias que agrupan varias facturas, las comisiones que el banco descuenta del importe.

Con los movimientos que han quedado sin pareja, busca posibles emparejamientos
en estos casos:
- un movimiento del banco que corresponda a la suma de varios apuntes contables,
- un cobro que coincida con una factura menos una comisión bancaria,
- importes iguales con fechas separadas más de [3] días.
Para cada propuesta explica en una línea el motivo. Son propuestas, no
emparejamientos definitivos.

4. Clasificar lo que queda

Lista los movimientos que siguen sin pareja, separados en "solo en banco" y
"solo en contabilidad". Para cada uno sugiere una causa probable (comisión no
contabilizada, cobro sin identificar, apunte duplicado, error de fecha o de
importe, partida en tránsito) y qué documento debería revisar para confirmarla.
No inventes datos que no estén en los archivos.

5. Revisar y cuadrar

Pide la tabla final en un formato que puedas pegar en Excel y monta tú el cuadre clásico: saldo según banco, más y menos partidas pendientes, igual a saldo según contabilidad. Con fórmulas visibles.

Las propuestas del paso 3 las validas una a una contra el soporte (la remesa, el justificante de la transferencia, la factura). Lo que se contabiliza lo decides tú.

La IA propone la pareja. Quien firma la conciliación eres tú, y tienes que poder explicar cada línea.

Controles que no te puedes saltar

Esta es la lista que separa una conciliación asistida fiable de una que “parece que cuadra”.

• El número de filas y la suma de cada archivo coinciden con el original antes y después de normalizar.
• Emparejados más pendientes suman exactamente el total de movimientos de cada lado.
• Ningún movimiento aparece en dos parejas distintas.
• El cuadre final está hecho con fórmulas en tu hoja, no copiado de una respuesta del chat.
• Has revisado a mano una muestra de los emparejamientos “evidentes” (por ejemplo, los de mayor importe).
• Cada propuesta del paso 3 está validada con su documento soporte.
• Guardas los archivos de entrada, las instrucciones que usaste y el resultado. Si alguien pregunta en la auditoría, puedes reconstruir qué se hizo.

Dónde suele fallar y cómo darte cuenta

Conocer los fallos típicos es lo que te permite confiar en el resto.

El fallo más frecuente es de formato. Un extracto con importes en “1.234,56” y un mayor con “1234.56”, o fechas en formato americano, generan emparejamientos imposibles o parejas que faltan. Por eso el paso 1 va primero.

Con archivos largos, en meses con muchos movimientos, la herramienta puede leer solo una parte o resumir sin avisar. El recuento de filas del paso 1 lo detecta. Si pasa, divide el periodo en quincenas o por tipo de movimiento.

Luego están los conceptos bancarios crípticos: “TRF 00482 SEPA” no dice mucho. Si en el mayor pones siempre el número de factura en el concepto, la IA empareja mucho mejor. Es un hábito del equipo que mejora cualquier conciliación, con o sin IA.

Y queda la invención. Si le pides una explicación para una partida y no hay datos suficientes, puede darte una que suene razonable y no sea cierta. Pedirle que diga “sin información suficiente” cuando corresponda reduce el problema. Revisar lo elimina.

No solo bancos: facturas y cobros

El mismo método sirve para otras conciliaciones que ocupan horas en un departamento de administración:

• Cobros contra facturas emitidas: qué ha pagado cada cliente, qué queda pendiente y qué cobros no sabes a qué factura aplicar. Es la base del seguimiento de impagos.
• Pagos contra facturas de proveedores: detectar pagos duplicados o facturas pagadas por un importe distinto.
• Saldos con un proveedor o cliente frente a su propio extracto de cuenta, cuando te lo envían para confirmar.

Y encaja con el resto del mes. Una conciliación limpia en la primera semana es la mitad de un cierre contable con IA que no se alarga. Si quieres las instrucciones de este artículo junto a otras del día a día, las tienes en la colección de prompts para el departamento financiero.

Montarlo como proceso del departamento

Probar esto una tarde con un mes de extractos está bien para ver que funciona. Lo que cambia el trabajo es otra cosa: que el equipo tenga el proceso definido una vez (qué se exporta, qué instrucciones se usan, qué controles se pasan, quién revisa) y que la IA lo ejecute igual cada mes, con vuestro criterio y dejando rastro.

Eso es lo que trabajamos en la formación en IA para equipos de finanzas: conciliaciones, cierres y cobros sobre vuestros propios datos, con la revisión humana dentro del proceso y la confidencialidad resuelta desde el principio. Preguntarle a la IA no es ponerla a trabajar.

Para cerrar

La conciliación bancaria con IA no necesita un software nuevo ni un proyecto de meses. Necesita datos bien preparados, trabajo por pasos y controles que nadie se salta.

La IA no va a firmar la conciliación por ti. Pero puede dejarte en la mesa solo las partidas que merecen tu atención, y eso ya cambia cómo empieza el mes.

Si quieres ver cómo encajaría en vuestro departamento, podemos hablarlo con calma en una llamada.