Un despacho de administración maneja más datos personales de los que parece. Nombres y pisos, teléfonos y correos, cuentas bancarias para los recibos, deudas, inquilinos, llaves, averías dentro de viviendas y, a veces, datos de salud cuando se habla de accesibilidad.
Cuando alguien del despacho pega un correo de un vecino en un chat de IA para que le ayude a contestar, todo eso viaja con él. Usar IA se puede; lo que hay que decidir es con qué herramienta, con qué contrato y con qué datos.
La buena noticia: el RGPD no prohíbe nada de esto. Pide orden.
Primero, quién es quién
El punto de partida lo ha dejado claro la AEPD en su material para comunidades: la comunidad de propietarios es la responsable del tratamiento de los datos de sus propietarios, y el administrador de fincas, cuando lo hay, actúa como encargado del tratamiento. Por eso el contrato entre comunidad y administrador tiene que incluir las cláusulas del artículo 28 del RGPD.
Ese reparto de papeles decide casi todo lo demás:
- Tú tratas los datos por cuenta de la comunidad y según sus instrucciones, no para tus propios fines.
- Si metes un proveedor de IA en medio y ese proveedor trata datos personales, pasa a ser un subencargado.
- El artículo 28.2 del RGPD dice que el encargado no puede recurrir a otro encargado sin autorización previa por escrito, específica o general, del responsable. Y ese otro encargado debe quedar sujeto a las mismas obligaciones por contrato (art. 28.4).
Traducido: antes de usar una IA con datos de propietarios, revisa qué dice tu contrato con cada comunidad sobre subencargados, y asegúrate de que el proveedor firma un acuerdo de encargo de tratamiento contigo.
¿Necesitas el consentimiento de los propietarios?
Por regla general, no. La comunidad trata los datos de sus propietarios porque lo exige su propia gestión: convocar juntas, remitir actas, cobrar cuotas, reclamar deudas. Todo eso lo marca la Ley de Propiedad Horizontal. Usar una herramienta para hacer ese mismo trabajo no cambia la finalidad.
Lo que sí cambia es el cómo: quién más accede a los datos, dónde se procesan y cuánto tiempo se conservan. Ahí es donde se aplican las obligaciones de seguridad, minimización y control de proveedores.
Lo que no puedes hacer es usar los datos para otra cosa. Si el proveedor de IA los reutiliza para entrenar sus modelos, ya hay un tratamiento con una finalidad que ni la comunidad ni tú habéis decidido.
Qué datos, qué riesgo y qué hacer
No todos los datos pesan igual. Esta tabla sirve para decidir rápido.
| Dato | Ejemplo en el despacho | Riesgo al usar IA | Qué hacer |
|---|---|---|---|
| Identificativos | Nombre, piso, teléfono, correo | Medio | Sustituir por “propietario del 2.º A” cuando la tarea no necesita el nombre. |
| Económicos | Deudas, recibos devueltos, IBAN | Alto | No enviarlos a herramientas sin contrato. Los cálculos, en tu programa de gestión. |
| Morosidad | Relación de morosos para la convocatoria | Alto | Sale de tu contabilidad, no de la IA. Circula solo por los cauces que marca la LPH. |
| Salud y discapacidad | Petición de rampa, silla de ruedas, persona dependiente | Muy alto (categoría especial, art. 9 RGPD) | Fuera de herramientas generalistas. Redacta sin el dato de salud. |
| Voz e imagen | Grabación de la junta, fotos de una avería con personas | Alto | Solo con herramientas con contrato y borrado controlado. |
| Terceros | Inquilinos, proveedores, vecinos de fincas colindantes | Medio | Mismo criterio que con propietarios: lo mínimo imprescindible. |
Herramienta con contrato o herramienta de bolsillo
La diferencia práctica está entre la cuenta gratuita que cada uno se abre por su cuenta y un entorno profesional contratado por el despacho.
Para evaluar una herramienta, lo más útil es pensar en tres cosas que vas a querer hacer con ella y preguntar por cada una, por escrito.
La grabación de la junta. Si piensas transcribir el audio para preparar el acta, lo primero es saber qué pasa con ese fichero: cuánto tiempo lo guarda el proveedor, si puedes borrarlo tú al terminar y dónde se procesa. Si los servidores están fuera del Espacio Económico Europeo, te tienen que explicar con qué garantías. La voz de un vecino discutiendo una derrama no debería quedarse en un servidor sin fecha de borrado.
La relación de morosos y los recibos devueltos. Nombres, pisos, importes e IBAN. Aquí lo decisivo es si el proveedor firma contigo un acuerdo de encargo de tratamiento que encaje con lo que has pactado con cada comunidad, y si usa lo que le envías para entrenar sus modelos. Lo segundo tiene que ser un no que conste en el contrato, no un ajuste que cada empleado activa o desactiva en su cuenta.
Las reclamaciones de los vecinos. Son el día a día de la oficina y pasan por varias manos. Pregunta quién de tu equipo puede ver cada conversación y si queda registro de quién subió qué y cuándo. Si mañana una comunidad te pide explicaciones por un correo, lo vas a necesitar.
Si una herramienta no te contesta a esto, no la uses con datos de propietarios. Puedes usarla para redactar un aviso genérico sobre la limpieza del portal, no para contestar la reclamación de un vecino con su deuda dentro.
La IA no crea una excepción al RGPD. Es un proveedor más, y se gestiona como gestionas el programa de contabilidad o el correo.
Hábitos que marcan la diferencia
El contrato resuelve la mitad. La otra mitad está en cómo trabaja la oficina cada día.
La mayoría de las tareas no necesitan datos identificativos. Un modelo redacta igual de bien un aviso de corte de agua para “los vecinos de la escalera B” que con nombres y teléfonos. Y cuando sí trabajas con propietarios concretos, por ejemplo al preparar una comunicación de derrama, puedes usar “piso 1”, “piso 2” y sus coeficientes, y poner los nombres después en tu programa.
No mezcles comunidades. Cada comunidad es un responsable distinto. Pegar en la misma conversación datos de dos comunidades es una mala costumbre que acaba en errores y en accesos indebidos.
Apunta también qué se envió, con qué herramienta y para qué tarea: si una comunidad te pregunta, necesitas poder responder.
Forma al equipo. El riesgo real suele estar en la persona de la oficina que, con buena intención, pega un correo entero en su cuenta personal. Esto conecta con el AI Act, que ya obliga a formar en IA a quien la usa.
Un prompt que ya viene minimizado
Redacta una respuesta formal y cordial a un propietario de la comunidad X
que se queja de la humedad en el techo de su vivienda, que atribuye a la
cubierta. Explica que se ha dado aviso al seguro de la comunidad, que un
perito visitará la vivienda y que le avisaremos de la fecha.
No incluyas nombres ni datos de contacto: usa [PROPIETARIO] y [FECHA].El correo se completa después, fuera de la herramienta. El modelo ha hecho su parte sin saber quién es el vecino.
Dónde se nota más: actas e incidencias
Las dos tareas que más datos mueven son las actas y la atención de incidencias. En las actas aparecen nombres, cuotas, votos y deudas; lo tratamos en detalle en actas de junta con IA. En las incidencias entran fotos, accesos a viviendas y datos de inquilinos, y conviene separar lo que se puede delegar de lo que no, como explicamos en gestionar incidencias de la comunidad con IA.
Y si algo sale mal, por ejemplo un correo con datos de un propietario enviado a otro, entra en juego tu posición como encargado. Lo vemos en responsabilidad del administrador de fincas si la IA se equivoca.
Cumplimiento dentro del método, no al final
En la formación en IA para administradores de fincas no hay una sesión aparte sobre el RGPD: cada proceso que montamos (actas, comunicaciones, incidencias, presupuestos) se diseña desde el principio con los datos mínimos, con herramientas que cumplen y con trazabilidad de lo que hace la IA.
Para cerrar
Usar IA con datos de propietarios es posible y razonable si tienes claros tres puntos: la comunidad es la responsable y tú el encargado, el proveedor de IA necesita contrato y autorización, y lo que entra en la herramienta debe ser lo mínimo imprescindible.
Con eso resuelto, la conversación deja de ser “¿puedo usar IA?” y pasa a ser “¿para qué tareas me compensa?”.
Esto es orientación práctica, no asesoramiento jurídico. Revisa tus contratos con cada comunidad y, si tienes dudas, consúltalo con tu delegado o asesor de protección de datos.
Si quieres repasar cómo encaja esto en tu despacho, lo hablamos.